Керування друком: контроль, безпека та оптимізація друку

Нехай друк працює так, як треба

Зв'язатися з експертом
 

Не дайте друку та витратам на нього вийти з-під контролю

Перед організаціями будь-якого розміру й у будь-якій галузі стоять численні фундаментальні проблеми, включно з контролем над витратами, захистом корпоративної інформації та забезпеченням ефективної і продуктивної роботи кожного співробітника.
Друк — це та ділянка, де все дуже легко може вийти з-під контролю, якщо ви не знаєте, хто й що друкує, які користувачі або команди друкують і копіюють найбільше, або скільки це все коштує. Наприклад, надруковані документи можуть залишитися забутими, що означає марну трату грошей і ресурсів, а також потенційну загрозу витоку конфіденційної інформації. А якщо принтер вийде з ладу, наскільки легко користувачі зможуть перемикнутися на альтернативний пристрій?
Ви впораєтеся з цими та іншими проблемами, використовуючи рішення для керування та захисту всієї інфраструктури сканування та друку. Ви зможете:

  • Контролювати друк, копіювання та сканування у вашій організації
  • Відстежувати, хто, що й коли друкує
  • Тримати витрати під контролем, впроваджуючи правила та політики друку
  • Захищати інформацію та зменшувати обсяг відходів завдяки автентифікації користувачів
  • Оптимізувати продуктивність робочого процесу та керування чергою друку.
     


Контролюйте, аналізуйте, оптимізуйте

Вам потрібно вибрати рішення для керування друком, яке пропонує функції та можливості, що відповідають потребам вашої організації. Серед функцій, на які варто звернути увагу, такі:

Автентифікація користувачів. Завдяки централізованому контролю доступу ви забезпечите автентифікацію користувачів на своїх пристроях для виконання завдань друку. Крім захисту конфіденційної інформації від сторонніх очей і зменшення марнування матеріалів, це дає змогу користувачам надсилати завдання друку на будь-який ваш принтер, під’єднаний до мережі. Деякі рішення для керування друком також дозволяють легко керувати безпечним друком із мобільних пристроїв, включно з персональними пристроями (BYOD).

Моніторинг і звітність. Дає змогу відстежувати й контролювати користування в режимі реального часу за допомогою регулярних, запланованих і звітів на вимогу. Ви матимете дані, необхідні для виявлення та розслідування надмірного або іншого аномального використання ресурсів певними особами або відділами. Ви також можете створювати управлінські звіти, які забезпечать керівництво вищого рівня зведеними даними та інформацією про раціональність використання ресурсів.

Керування користувачами та витратами. Ви зможете контролювати витрати й стягувати оплату, закріплюючи за користувачами різні типи витрат або надаючи їм можливість вибирати відповідний тип витрат, рахунок або код проєкту перед друком документа. Ви також можете призначити різні прайс-листи пристроям, групам витрат і користувачам.

А створюючи правила або політики друку, ви можете забезпечити більш жорстке управління витратами, надаючи користувачам різних ролей доступ до різних пристроїв і функцій. Наприклад, ви можете зробити двосторонній друк типовим для всіх або обмежити кольоровий друк для користувачів певних ролей.

Централізоване керування користувачами та витратами може допомогти вам зменшити витрати на послуги друку на 30 %.

Облік витрат і керування бюджетом. Щоби забезпечити гнучкість і контроль над витратами, обирайте рішення для керування друком, яке дозволяє виділяти користувачам бюджети на друк із можливістю поповнення їхніх рахунків. У такому середовищі, як університет, наприклад, це дає змогу надати студентам безплатну квоту на друк, яку вони можуть за потреби збільшувати.

Керування чергою друку. Якщо ви маєте власну друкарню, вам може знадобитися рішення для керування друком, яке забезпечує ефективне керування виробничою чергою друку на додаток до офісної.

Керування робочими процесами. Якщо ви вже на шляху до цифрової трансформації, то можете бути певні, що обране вами рішення також допоможе розробити ефективні робочі процеси із застосуванням сканування для підвищення продуктивності праці ваших співробітників.

 

Коротко про основні переваги



Прозорий контроль витрат

Ефективне керування користувачами, пристроями, функціями друку, бюджетами та квотами.


Захищене середовище друку

Зменшення ризику несанкціонованого доступу до пристроїв і конфіденційної корпоративної інформації.
 


Моніторинг у режимі реального часу

Визначення «гарячих точок» друку, аби можна було вчасно вживати заходів для зміни поведінки користувачів.


Гнучкість звітування

Створення зрозумілих наочних звітів для керівництва; експорт даних у інші формати для поширення та подальшого аналізу.

1. Як працює програмне забезпечення для керування друком?

Програмні рішення для керування друком допомагають оптимізувати використання багатофункціональних пристроїв (БФП) та інших принтерів у вашій організації. Таке рішення, як Dispatcher Paragon, забезпечує централізований контроль над користувачами та пристроями, дає змогу встановлювати правила та політики друку, а також надає можливості керування чергою друку та автентифікації користувачів, які допомагають захистити інформацію, скоротити витрати та зменшити відходи.

2. Навіщо використовувати рішення для керування друком?

Організації, які не мають рішень для керування друком, нерідко не мають уявлення про те, скільки вони друкують, скільки витрачають на друк і навіть скільки пристроїв вони мають. Запровадивши рішення для керування друком, наприклад Dispatcher Paragon, вони зможуть відстежувати, що друкується, діставати інформацію про витрати на друк, а також шукати шляхи зменшення витрат, відходів і ризиків для безпеки інформації та пристроїв. Водночас рішення для керування друком може допомогти організації підвищити гнучкість — наприклад, даючи змогу користувачам друкувати на будь-якому БФП або принтері, або надсилати завдання друку з їхніх смартфонів.

Рішення для керування друком також дають змогу стягувати плату за друк, копіювання та сканування з відповідних команд, відділів, користувачів і проєктів. Наше рішення Dispatcher Paragon здобуло нагороду Buyers Lab (BLI) 2021 Pick Award за видатне рішення для обліку та стягнення витрат, як прокоментував один із суддів: «Konica Minolta Dispatcher Paragon постачається з усім необхідним для контролю над середовищем друку».

3. Як рішення для керування друком допоможе мені заощадити гроші?

Рішення для керування друком як Dispatcher Paragon або YSoft SafeQ, можуть допомогти вам заощадити кошти, даючи змогу контролювати використання друку, копіювання та сканування та керувати ними. Воно дає змогу впроваджувати політики, які зменшують витрати на друк (наприклад, типово лише дуплексний і чорно-білий друк); надає дані, необхідні для усунення незвичних або зайвих параметрів друку; а також допомагає зменшити обсяг марного друку, вимагаючи від користувачів пройти автентифікацію перед тим, як відправляти завдання на друк.

4. Як рішення для керування друком допомагає покращити безпеку?

Рішення для керування друком допомагає підвищити рівень захисту корпоративної інформації, а також БФП та інших принтерів. Вимога автентифікації користувача усуває небезпеку потрапляння надрукованих паперів до чужих рук. Ви можете обмежити доступ до певних принтерів, давши можливість вибирати їх лише користувачам певних ролей. Використання програмного забезпечення для керування друком, як-от BENS Server, також допомагає захистити мережу від зовнішніх загроз і дозволяє впровадити безпечний хмарний і мобільний друк.

Успішні історії наших клієнтів

Наші рішення для керування друком

Дізнайтеся, як наші рішення для керування друком можуть допомогти вашому бізнесу

Заповніть форму та заплануйте консультацію з експертом Konica Minolta прямо зараз