Попри пандемію: бути готовим до будь-яких змін

Чи можна завчасно передбачити таку кількість сценаріїв, що потенційно можуть вибити вас з колії та підготуватися до них завчасно? Що стосується ІТ, то відповідь коротка: так, якщо у вас є стійкий, безпечний, гнучкий та надійний ІТ-партнер, який забезпечить швидку та оперативну реакцію на будь-які інциденти. Окрім готовності бізнесу до криз, ці рішення та заходи також можуть допомогти досягти підвищення ефективності вашого бізнесу.

"Є зовнішні потрясіння, які ви можете передбачити заздалегідь, а є такі —  які потребують швидкої реакції та підготовки в останню хвилину. Вони вражають ваш бізнес несподівано", — каже Олаф Лоренц, Senior General Manager Digital Transformation Division, Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH: "У будь-якому випадку, коли мова заходить про ІТ, постійна готовність до потенційних проблем є найкращим способом забезпечити більш сприятливий результат.

Зовнішні небезпеки можуть бути різними: наприклад природні катастрофи, як-от землетруси, повені, пожежі —  або нещодавня пандемія. Це можуть бути політичні заворушення або базові перебої у роботі компаній. Загальним для всіх цих сценаріїв є те, що вони, як правило, порушують ланцюжки створення вартості продуктів, а не просто впливають на конкретний бізнес. Інші зовнішні кризи можуть бути обмежені конкретною сферою або бізнесом: сюди входять аварії, пожежі, перебої в роботі мережі та злочинні дії, як-от крадіжки, кібератаки, вандалізм тощо. Також порушення робочого процесу може залежати від індивідуальних факторів — нещасний випадок в родині одного з важливих працівників, що впливає на рішення, раптова потреба працівника змінити режим роботи через необхідність піклуватися про хворого родича тощо.

Песимістичний фаталізм проти підготовленого оптимізму

"Усвідомлення всіх потенційних загроз для вашого бізнесу може бути невтішне", —  говорить Йоанн Фортіні, IT Services Go-To-Market Senior Manager, Konica Minolta Business Solutions Europe: "Однак, необхідно проаналізувати ризики, визначити потенційні результати, а потім знайти рішення, щоби підготуватися до них належним способом. Песимістичний фаталізм не є ні корисним, ні необхідним". Для ІТ-експертів виявлення потенційних наслідків зовнішніх криз є наступним важливим кроком.

Одним із найпоширеніших результатів цих інцидентів є втрата даних: тимчасових чи постійних. Інші результати включають відсутність фізичного доступу до офісів, робочих місць або мереж, викрадене або знищене обладнання, порушення конфіденційності даних, раптова відсутність кваліфікованих членів ІТ команди або потреба співробітників працювати віддалено. "Саме на цьому рівні аналізу багато скептично налаштованих клієнтів усвідомлюють важливість підготовки до несподіваних ситуацій: безумовно, ви не можете запобігти більшості ситуацій —  але ви можете бути певними, що негативні наслідки будуть не такими масштабними, або зовсім відсутні. Ви маєте слідувати оптимістичному настрою та розуміти, що всі процеси під контролем ", — говорить Йоанн Фортіні, IT Services Go-To-Market Senior Manager Konica Minolta.
 

Підготовка: Налаштування ефективної та стійкої ІТ-інфраструктури

Йоанн Фортіні наголошує, що це вимагає додаткових витрат. "Стабільна IT-інфраструктура є ключем до того, щоб не обтяжувати вашу організацію зайвим навантаженням". У багатьох випадках синергії можна досягти, використовуючи сучасні цифрові процеси, які допомагають підвищити ефективність організації та одночасно підготувати її до потенційних криз.

Підготовка до віддаленої роботи є чудовим прикладом: ваші співробітники повинні мати змогу гнучко працювати з будь-якого місця поза офісом. "Якби поточна пандемія сталася десятиліттям раніше, її вплив на бізнес у всьому світі був би набагато руйнівнішим", —  каже Олаф Лоренц. На щастя, багато організацій, таких як Konica Minolta, вже мали рішення для віддаленої роботи, які дозволяли працівникам безперешкодно продовжувати роботу вдома, без будь-яких перебоїв.

Віддалена робота не обов’язково має бути лише в період повномасштабної глобальної пандемії. Це можуть бути щоденні труднощі та події: несприятливі погодні умови чи страйк робітників громадського транспорту. Крім того, здатність працювати віддалено може забезпечити надзвичайно цінну гнучкість, якщо особисті обставини вимагають від працівника зміни режиму роботи.

Наприклад, якщо працівник має піклуватися про родича, віддалена робота може допомогти йому об’єднати особисті обов’язки та роботу. "На жаль, такий сценарій не є рідкістю і насправді може спричинити значні збої в діяльності організацій. Тут можливість віддаленої роботи може бути значним полегшенням як для працівника, так і для компанії. Оскільки постійно не вистачає кваліфікованих працівників, компанія може утримувати цінного співробітника на роботі ", — пояснює Олаф Лоренц.

Окрім віддаленої роботи компанії повинні перейти на хмарні рішення для зберігання даних та ефективного й безпечного керування інформацією. Вони можуть замінити дорогі та негнучкі локальні сервери новою моделлю, яка оплачується лише за використання. Це забезпечить гнучкість як у фінансовому плані, так і з точки зору потужності. Цінні дані організації стають менш вразливими до локальних інцидентів: від пожеж, повені до крадіжки обладнання. Такі постачальники, як Konica Minolta, мають надійні засоби для захисту даних своїх клієнтів, які невеликі компанії просто не можуть зберігати на власних серверах. Навіть якщо дані необхідно зберігати тільки локально —  гібридні ІТ-рішення або автоматизовані та керовані служби резервного копіювання допомагають захистити бізнес від раптової втрати даних. Це може бути у випадках, коли локальне сховище має переваги, наприклад, щодо швидкості обробки або законодавчих вимог. Ці заходи гарантують, що критично важливі для бізнесу дані можуть бути швидко відновлені та доступні без зупинки робочого процесу.


Підготовка також є ключовим фактором для зменшення ризиків, пов’язаних із нападами на віртуальні чи фізичні дані. Хакери все частіше орієнтуються на великі та малі підприємства за допомогою програм-вимагачів. Така програма шифрує сховище даних заражених пристроїв. Потім кіберзлочинці вимагають гроші в обмін на розшифровку. Кількість таких атак останнім часом стрімко зростає. Лише у 2020 році 51% підприємств, опитаних компанією Sophos, повідомили, що були наражені на небезпеку через атаки з вимаганням. "Зловмисники експлуатують той факт, що на підприємствах доступ до даних коштує дуже дорого, на відміну від приватних даних, де вони не несуть надвеликої цінності. Саме тому зловмисникам краще вимагати від компаній запитаних сум, що робить їх бажанішою мішенню ", — пояснює Йоанн Фортіні. "Будь то договір, товаросупровідні документи або рахунки-фактури — втрата доступу до даних може призвести до значних фінансових збитків для компаній.

Менші компанії особливо вразливі до такого типу атак, оскільки багато з них не мають належних запобіжних заходів, які частіше зустрічаються у великих організаціях". Відбитися від багатьох атак можна, використовуючи недорогі рішення ІТ-безпеки. "Насправді, багато наших клієнтів малого та середнього бізнесу здивовані, побачивши, як невелике рішення може мати великий вплив на ІТ-безпеку", — Йоанн Фортіні зі свого досвіду роботи з клієнтами малого та середнього бізнесу.

Іншим фактором безпеки є фізична безпека приміщень. Взломи та крадіжки спричиняють два типи витрат: з одного боку, це вартість самих викрадених речей. З іншого боку, існують непрямі витрати на страхові збори та зриви процесів через відсутність обладнання та витрати на його заміну, причому ці непрямі витрати часто дорожчі, ніж прямі витрати. З цього слідують довгі та трудомісткі тендери, витрати на встановлення тощо.

Можна ефективно захистити приміщення від несанкціонованого доступу, використовуючи сучасні інтелектуальні пристрої відеоспостереження, пояснює він: "У Konica Minolta Supplies Manufacturing, S.A.S, нашому виробництві тонерів у Франції, були неоднократні крадіжки на об'єкті. Ми змогли ефективно розв'язувати цю проблему за допомогою наших інтелектуальних відеорішень Mobotix DualDome D15 та M15, теплових камер для денного та нічного спостереження, та високоефективних об'єктивів M25 та V25. Це значно покращило безпеку на складах. "Це ілюструє той факт, що зломи та крадіжки не є ризиком, який бізнес просто повинен прийняти — існують ефективні контрзаходи за доступною вартістю.

Рішення: Що робити, коли зовнішня криза вражає бізнес?

Ви можете зробити багато заходів підготовки до зовнішніх криз та пом'якшити їх наслідки. Проте, частіше всього, такі кризи приходять зненацька, а їх специфіку неможливо передбачити. Нинішня пандемія, мабуть, найкращий приклад цього. Навіть за умови ефективних ІТ-рішень швидка реакція є ключовою для налагодження процесів після таких інцидентів. Залежно від самого інциденту, зовнішня ІТ-підтримка може допомогти швидко розв'язувати проблему. "Візьміть за приклад аварійне відновлення", — каже Йоанн Фортіні: "Коли один із наших клієнтів втрачає доступ до своїх даних, наприклад через пожежу в одному місці, кероване рішення для резервного копіювання дозволяє нам негайно відновити дані, необхідні для швидкого продовження роботи з іншого місця з мінімальними перервами в процесі роботи. Наші місцеві команди підтримки готові негайно приступити до роботи".


Довгостроковий надійний IT-партнер є цінним активом, навіть за звичайних обставин. Однак у кризові періоди експертний партнер, який глибоко розуміє компанію, її робочі процеси та ІТ-системи, може вирішально змінити долю всього бізнесу. "Я настійно рекомендую знайти такого партнера на ранніх термінах. Konica Minolta, із задоволенням надасть швидку підтримку новому клієнтові, який цього потребує, — в такій ситуації час має абсолютну важливість. Я б стверджував, що це, мабуть, найважливіший етап підготовки з усіх: маючи партнера, до якого ти можеш швидко звернутися в таких ситуаціях ", — заявляє Йоанн Фортіні.
 
Це також може бути, якщо член команди компанії, що відповідає за ІТ, раптом стає недоступним, наприклад, через раптову хворобу або просто тому, що покидає компанію. В умовах дефіциту кваліфікованих працівників в галузі інформаційних технологій це може швидко стати важливою проблемою для малого або середнього підприємства, оскільки у них, як правило, лише один або два співробітники, відповідальні за всю ІТ-установку. Керований сервісний партнер, такий як Konica Minolta, може швидко взяти на себе навіть важливі для бізнесу ІТ-завдання, надати ІТ-службу довідки для працівників тощо.

Разом сильніші: легке розв'язання складних проблем

З урахуванням усіх труднощів, які довелося пережити бізнесу в період пандемії, він продемонстрував цінність ефективної ІТ-підтримки для компанії будь-якого розміру, щоби бути готовим до непередбачуваних ситуацій. Підприємства, які почали свій шлях до цифровізації та використання сучасних цифрових рішень завчасно — найкраще адаптувались до умов пандемії.
 
Це яскравий приклад того, як підготовку до кризи не слід розглядати лише як чинник витрат, а як цілісний підхід на майбутнє. ІТ-інфраструктура компанії може стати не лише захистом від кризи, а й найкращим способом просування вперед. Малий та середній бізнес може отримати найбільшу користь від роботи з таким сильним партнером, як Konica Minolta. "Потужний та надійний ІТ-партнер допоможе невеликим компаніям зробити величезний стрибок уперед",—  підсумовує Олаф Лоренц.