ПРЕС-РЕЛІЗ

ЗМІНИТИ ВИБІР

Додайте інтелект своєму документообігу!

Оптимізація друкарських процесів та аутсорсинг друку

SafeQ

Оптимізація бізнес-процесів і нові технології організації офісної роботи в Україні вже давно не в дивину. У цій статті ми хочемо торкнутися невеликої, але важливої частини організації сучасного «розумного офісу» - його системи паперового документообігу і друку.

Вже не перший рік Konica Minolta в Україні пропонує всім охочим компаніям свої послуги з оптимізації друкарських сервісів (Optimized Print Services, надалі OPS). Більш того, в рамках впровадження цієї програми в Україні весь моніторинг і аналіз, а також проект можливої ​​реалізації буде проведений спеціалістом абсолютно безкоштовно без будь-яких зобов'язань щодо подальшої співпраці. У 2011 році Коніка Мінолта після докладного OPS моніторингу впровадила більше 30 повномасштабних проектів друку на підприємствах різних сфер діяльності.

Один з найяскравіших реалізованих проектів в Україні — проект на базі компанії «IDS Group Ukraine». «Враховуючи розміри компанії, щорічні суми, які нам доводилося витрачати на друк, були невиправдано високими, — каже Віталій Світельский, директор з інформаційних систем, — До того ж ми відчували труднощі при обслуговуванні техніки, оскільки були змушені співпрацювати з безліччю контрагентів в регіонах. Коли гостро постало питання про скорочення витрат, ми зайнялися пошуком рішень, здатних оптимізувати друкарські сервіси. Однак наші поневіряння тривали недовго — незабаром ДП «Коніка Мінолта України» звернулася з пропозицією реалізувати OPS-проект».

 «Пілотний проект реалізували в центральному офісі, а також у київському логістичному центрі, після чого оптимізацію друкарських сервісів ми вирішили здійснити і в філіях. По даній програмі вже працює миргородський завод, а вся решта структур — у черзі», — продовжує Віталій. З IT-департаменту «IDS Group Ukraine» було зняте навантаження з обслуговування техніки. Це було реалізовано завдяки такій послузі, як аутсорсинг друку. Її суть полягає в тому, що замовник платить щомісяця лише за кількість зроблених відбитків, а всі питання обслуговування техніки, аж до її заміни — турбота Konica Minolta. «Навіщо купувати принтер, якщо Вам потрібен друк?!», — говорять в Мінолті і пропонують перевести парк друкарської техніки з основних засобів на змінні витрати; віддати Konica Minolta всі турботи по обслуговуванню техніки, що експлуатується.

Що стосується сервісу, то ДП «Коніка Мінолта Україна» надає так званий проактивний сервіс. Завдяки системі дистанційної діагностики диспетчерська служба стежить за станом обладнання, реагуючи на проблемні ситуації та помилки і стежачи за станом витратних матеріалів (рішення CSRC Remote Care).

«В IDS Group встановлений програмно-апаратний комплекс для моніторингу та управління друком SafeQ», — продовжує Віталій. Далі трохи докладніше про саме рішення. Коніка Мінолта - лідер в інсталяції партнерського рішення YSoft SafeQ в Україну. YSoft SafeQ — це унікальне рішення для управління печаткою, яке надає ідеальний контроль за корпоративної печаткою, підвищує продуктивність, захищає конфіденційну інформацію і знижує загальні витрати на друк.

YSoft SafeQ аналізує кожну операцію друку і вирішує, згідно з правилами, проводити її або відхилити. Вся інформація про ці операції зберігається на сервері, так що ви можете зробити детальний аналіз середовища друку. Результат може включати в себе звіти з даними про кількість друку, копіювання або навіть сканування по користувачах, відділах або проектах. Різноманітні звіти допоможуть Вам визначити найбільш ефективну політику друку із використанням багафункціонального пристрою (БФП). Це можуть бути різні правила друку і обмеження по користувачам і групам. Наприклад, можна заборонити окремим користувачам друкувати в кольорі або примусово друкувати всі електронні листи в чорно-білому дуплексі і т.д.

На новий рівень виходить безпека друку, копіювання і сканування з рішенням SafeQ. По-перше, обмежений доступ на БФП завдяки введенню аутентифікації користувача за паролем або карткою, різним користувачам можуть бути надані різні права на використання функціоналу пристроїв. По друге, вся історія робіт зберігається на сервері SafeQ і доступна для аналізу.

Функції відкладеного друку та follow me (іди за мною) надали можливість користувачам отримувати відбитки на будь-якому пристрої, на якому їм зручно в даний момент. Не треба задавати принтер при роздруку, а лише підійти і авторизуватися на потрібному пристрої і отримати свої відбитки. Завданнями на друк можна керувати безпосередньо на терміналі БФП, видаляючи непотрібні, вибираючи зі списку улюблених завдань або задаючи параметри друку. Все це, безсумнівно, додасть зручності користувачам, а на БФП не будуть залишатися колись роздруковані і забуті аркуші. «Завдання перестали губитися, а продуктивність роботи з технікою зросла», — говорить Віталій Світельский, IDS Group, про цю функцію SafeQ.

«Примусьте свій БФП думати», — спонукає слоган YSoft, і Konica Minolta його повністю підтримує, додаючи інтелект всьому документообігу. «YSoft SafeQ змусив наших співробітників більше думати про те, що їм дійсно потрібно роздрукувати. Завдяки цьому наш обсяг друку, а значить і витрати на нього знизилися відразу на 30%», — коментує впровадження цього рішення Іван Сенековіч, Raiffeisen Bank International. YSoft SafeQ — це перш за все економія коштів клієнта, економія витрат на друк, адже на витрати на друк йде в середньому від 2 до 5% обороту сучасного офісу.